ペーパレス

エクセルで業務の効率化・自動化 製造業に最適のペーパーレスシステム

社内のペーパーレス化が急がれている
・専任のプログラマがいない
・費用もあまりかけられない
・どうしたらいいの?

仕事の効率化が叫ばれ、環境的側面からも企業の「ペーパーレス化」が加速しています。あなたの会社も右ならえでペーパーレスへの取り組みが始まっているのではありませんか?ペーパーレス化を導入する時に、パソコンにもともと入っているエクセルを使って実現しようとする企業は多く、実際に導入した例はたくさんあります。エクセルのどんな機能がペーパーレスに向いているのでしょうか?

ペーパーレスシステムにエクセルを使うことのデリットも含めて解説します。

中小の製造業でのペーパーレス導入事例

会社にペーパーレスのシステムを導入するには、既成のペーパーレスシステムパッケージを導入する方法と、自社及び外注のプログラマと新たに開発する方法があります。

中小企業にとって、人材確保は頭の痛い問題です。ペーパーレス化をするために新たな人材を雇うわけにもいかず、業務課や技術系の社員が中心となって進めなくてはいけない状況もあろうかと思います。

そんなときには、既成のペーパーレスパッケージは心強い商品です。mcframeのRAKU-PADというペーパーレスシステムが有名で、導入実績も多いようです。RAKU-PADは、あなたの会社で使っているエクセル帳票をそのまま転用する機能がありますし、RAKU-PADに入力した情報はデータベースに蓄積されるので、グラフとして表示したり、特定のデータのみ抜き出す、といった操作は一瞬で出来ます。汎用性が高く、使い勝手についてもかなり作り込まれている印象です。

自社でプログラムを設計できない場合は、こういった既成パッケージはありがたいですね。非常に高額である点を除けば・・・。

既成品の入れずに、自社で独自に勧めるケースも多く見られます。特に各社が導入しているのが、エクセルを使ったペーパーレスシステムです。会社にはエクセルが入ったパソコンが多いですし、もともと日報やチェックシートなどのフォーマットはエクセルで作られている場合が多く、これをそのまま使おうという考え方ですね。

エクセルはペーパーレスシステムに非常に適していますので、専任のプログラマが居ない場合や、外注にソフト制作依頼の余力が無いような場合は、ぜひエクセルでのペーパーレスシステム構築を検討すべきでしょう。エクセルの良さは、プログラムが組めることと、そのプログラムの作成例がネット上に無数に公開されていることです。

プログラムというと難しくとらえてしまいますが、エクセルには自動でプログラムを生成する機能までありますので、敷居はかなり低いと言えるでしょう。

それでは、エクセルで実際にどんな機能が実装でき、実際の現場でのペーパーレス作業にどのように活かせるか見ていきましょう。

エクセルで実現・実装できる機能

エクセルで実現できる機能は実に多種多様です。エクセルに本来含まれる機能(関数や書式)とプログラムを組み合わせることで、ゲームすら作れてしまいます。もちろんペーパーレスに置いてゲームを作る必要はありませんが、社内の帳票をペーパーレス化するのに、エクセルは必要十分と言えます。

実際に私が会社で実装した機能の一部を見てみましょう。

例として、上記のようなネットワークを想定します。ネットワークを構築せずに、ただ帳票を電子化(エクセル化)しても、データをやりとりするために、保存したパソコンまで出向く必要があります。必要な時にわざわざUSBメモリ等で持ち運んでは、紙を回す手間と変わらなくなってしまいます。

ペーパーレスを考える時に、ネットワーク化は外せない条件です。

データの一元管理

データの一元管理は各社の課題かと思います。製造履歴(エビデンス)を調査するような場合に、すべてのデータがサーバーに保管されて入れば、探す手間は何十分の一になるでしょう。基本的には、どの部署での作業も、結果ファイルはすべてサーバに格納されるようにネットワークを構築します。

エクセルでデータを一元管理する場合、各パソコンから読み込むオリジナルファイルはサーバに置き、各パソコンで読み込んで作業した後に、保存はサーバ、という風にします。このときにエクセルファイル自体が保存されていくよりは、サーバ内に構築されたデータベースに逐一書き込まれていくのが理想です。

エクセルファイルでサーバに保存したデータを検索するのは簡単です。windowsの検索機能を使えば、エクセルの中身まで検索してくれますので(検索の設定によります)、”過去に製造したこのロットNoの部品を全部知りたい”といった場合には非常にストレスなく知ることができます。

windowsの検索機能は遅いという人が居ますが、データベースに比べれば大分遅いでしょうが、紙をひっくりかえして全数目視で確認することを思えば、その手間は何百分の一になるでしょう。

外部機器との接続

エクセルでペーパーレスを実現するに当たり、非常に効率がか進む工程があります。それは検査などの工程でマルチメーターなどの外部機器を使用している場合です。外部機器には元々、データを出力する機能がありますので(無いものもあります)、そこからエクセルにデータを飛ばすことが可能です。

外部機器からデータを飛ばすことは、相手がエクセルでなくとも可能です。しかし、エクセルをおすすめする理由は、外部機器のメーカーがエクセル用のプログラム(VBAと言います)でサンプルコードを公開してることが多いからです。

マルチメータで言えば、tektronixやAgirentなどの機器は、公式サイトにVBAのサンプルコードがありますし、エクセルからマルチメータと通信するためのプログラム(ライブラリと言います)が添付されています。

最初からエクセル上でマルチメータをコントロールできるよう設計されているんですね。心強い仕様です。

様々な判定

エクセルでのペーパーレス帳票を現場に導入する際に、色々な機能を持たせることができます。上記に上げたように、外部機器との接続も大きな機能の一部ですが、外部機器から受け取ったデータをどう処理するのかを判定させることができます。

たとえば、マルチメータから受け取った値のしきい値判定。これは人間がやっていては間違える可能性があります。パソコン(エクセル)は間違えませんので、あらゆる判定はエクセル上で行うべきでしょう。

受け取った値がしきい値に入っていなければメッセージで警告したり、セルを赤色にすることができます。値によってセルの色を変える機能はエクセルがもともと持っている「条件付き書式」という機能です。プログラムを入れる必要すらありません。

ただ、いくらセルを赤色にしても、次に進んでしまうのが人間です。本来は赤はNGですので、その場で製品をラインアウト、または不良の処置をしたいところです。しかし、人間に不良判定させるとどうしても「(セルが赤色になって)不良なのに次工程に流してしまった」ということが考えられます。

エクセルならこれを止めることができます。しきい値は記入漏れが1つでもあれば、次の検査に移行できないようプログラムを組むことができるのです。人間によるポカミスをエクセルに見張らせるのですね。ヒューマンエラーは「注意しましょう」という対策が取られがちですが、ミスがあったら次に進まないといった仕組みで対策しなければ、いつまでも不良は減りませんね。

同じ処理の繰り返し

たとえば、ひとつの帳票に書いた作業者の名前や日付を、帳票が違うだけでまた書かなければならないことが多々あるかと思います。こういった「同じ処理を繰り返す」といったことはエクセルは得意です。必ず同じ数値や文字が入るものは、一度入力したら、そのデータを他の帳票に飛ばすといったことができます。

ペーパーレスをエクセルで実現することのデメリット

中小企業向けのペーパーレスシステムとしてのエクセル導入をおすすめしていますが、エクセルを使う事にもデメリットがありますので記しておきます。あなたの会社の使い方としては、違うソフトや既製品を入れた方が良いケースもありますので、事前にデメリットは頭に入れておきましょう。

エクセルが必要になる

これは当然ですが、必要数のエクセルが入ったPCが必要になります。今では印刷した帳票とペンがあれば作業出来ましたが、現場でPC入力となると、エクセルが入ったPCが必ず必要になります。

現場の日報入力や検査表への入力の為に、何万もするパソコンを導入できない!そんな声が聞こえてきそうですが、最近はひと世代前の正規ライセンスのエクセル入りPCが中古で安く出ているのをご存知でしょうか?MS Office2010が入った中古のノートパソコンが15,000円~20,000円でamazonに出品されています。これは企業のリースPCを安く買い取ってリフレッシュしている業者の出品ですが、これが非常に使えます。

実際のところ、現場のPCはそれほ機能は要求されませんので、こういった格安の中古PCで十分なのです。この出費をデメリットと言ってしまえばデメリットでしょうか・・・。

同じファイルを複数同時に使えない

エクセルの特徴ですが、同じファイルを複数の人で同時に編集できません。(厳密には”共有ブック”という機能を使えば、複数で同時に使えるようですが、不具合も多い使い方ですので、使えないと思った方が良いです)

複数の作業者で同時に同じエクセルファイルを使えないというのは、思いがけず弊害を生むことがあります。これはエクセルソフトの作り方で回避できますが、製品1形式に付き1つのエクセルソフト、という風に1品1様になってしまい、汎用性に欠けます。

データベースとの連携

上記の「同じファイルを複数同時に使えない」という問題を解決する方法があります。それは、エクセルで入力したデータを、サーバ内のデータベースに記録していく方法です。エクセルには、外部のデータベースと連携する機能を持たせることができますが、連携自体が非常に難しく、データベースそのものも深い理解が無いと使いこなせません。

データベースは設計が命ともいわれますので、初心者が会社のデータベースを構築するにはかなり敷居は高いと言えるでしょう。

エクセルのバージョン違いによりプログラムが動かない

エクセルだけの問題ではありませんが、2002や2007、2013といったエクセル自体のバージョン違いによってエクセルで組んだプログラムや関数が動かないことがあります。また、最近ではエクセルにも32bitバージョンと、64bitバージョンがあり、この差異で動かなくなるプログラムがあるのはやっかいです。

PCを導入する際に、エクセルのバージョンに関しては注意した方が良いでしょう。ちなみに比較的動作が安定していると言われているのはエクセル2010です。わたしの会社でもこのバージョンのエクセルを多く導入しました。

さいごに

これからペーパーレスに取り組もうとしてる方にすれば、まず何が必要なのかがわかりません。ネットワークの構築すらされていない企業もまだまだ多いでしょう。

ペーパーレスをすることにおいて、本当に生産性があがるかどうか、ここを見極めて走り出さないと、ただただエクセルソフトの開発にばかり時間がかかり、大した効果は出ないということになってしまいます。

エクセルで実装できないことは、それほどありません。例えばPC入力が苦手な社員が多ければ、バーコードを読み取らせれば良いのです。エクセルにバーコードを接続することは簡単ですので、社員証にバーコードやQRコード等を記載しておき、作業の始まる前や、終わったときにそのバーコードを読ませる。
するとその社員の名前や日付を一瞬で表示するといったことができます。

機能の組み合わせや、アイデア次第で、いろんなことが出来る魅力がエクセルにはあります。

エクセルでプログラムを組むことに関しては賛否両論ありますが、エクセル自体が持つ優秀な機能(関数や書式)を使い、初心者でも徐々にエクセルで業務の自動化ができる点が何よりもおすすめする理由です。

エクセルプログラム(VBA)のサンプルコードがネット上に膨大な量公開されている点も、エクセルでソフトを開発する助けになるはずですよ。支持されていなければ、これほど使う人が多いとは考えられないですからね。

わたしもまだエクセルプログラム(VBA)に関しては勉強中ですが、勤怠管理や生産進捗システムなどにも展開していけるすばらしいツールだと思っています。